[예규] 등기소에 비치할 장부와 보존기간 및 보조장부의 양식에 관한 예규[등기예규 제1155호]

 

[예규] 등기소에 비치할 장부와 보존기간 및 보조장부의 양식에 관한 예규

[등기예규 제1155호]

제정 2000.12.21 등기예규 제1003호

개정 2006.11.15 등기예규 제1155호

제1조(목적)

이 예규는 「부동산등기규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 제114조의2의 규정에 의하여 「부동산등기법」(이하 "법"이라 한다) 및 규칙에 따라 등기사무를 처리함에 있어 등기과·소(이하 "등기소"라 한다)에 작성, 비치할 필요가 있는 기존의 장부와 보존기간을 예시하고, 그 장부 중 보존기간의 정함이 없는 장부의 보존기간 및 그 장부외 등기업무에 필요한 장부를 새로 정함으로써 전국 등기소의 업무통일과 능률적인 사무처리를 도모함에 그 목적이 있다.

제2조(보조장부의 양식)

등기소에는 별표1 목록 기재의 보조장부를 작성, 비치하여야 하며, 그 양식은 별지 제1호 내지 제5호와 같이 한다.

제3조(보조장부의 기재 등)

보조장부의 기재는 다음 각호와 같이 한다.

1. 등기관교합인등록부 : 등기부에 날인하는 교합인의 인영을 등록한다.

2. 삭제(2006.11.15. 제1155호)

3. 우편물수령증철 : 등기소에서 발송되는 우편물에 대하여 우체국으로부터 수령받은 특수우편물수령증을 모두 편철한다.

4. 미수령등기필증편철장 : 보존기간이 3년인 미수령등기필증만을 편철·보존하며, 보존기간이 1개월인 것은 적절한 방법으로 보존한 후 폐기한다.

제4조(각종 보존부에 등재할 장부)

① 등기부책보존부에는 등기부 및 그 일부로 보는 장부 중 보존기간이 "영구"인 것과 확정일자부를 등재한다.

② 등기신청서류등보존부에는 다음 각호의 장부를 등재한다.

1. 부동산등기신청서접수장

2. 신청서기타 부속서류편철장

3. 등기필통지부

4. 열람신청서류편철장

5. 과세자료송부부

6. 등록세영수필통지서송부부

③ 기타장부보존부에는 등기부책보존부 및 등기신청서류등보존부에 등재되는 장부 외의 모든 장부 등을 등재한다.

④ 상업·법인·선박등기에 관한 장부의 경우에도 제1항 내지 제3항에 준하여 등재한다.

⑤ 보존부는 매년 작성하되, 누년 계속하여 사용할 수 있다. 다만, 마모 등으로 필요한 때에는 그 보존부책을 다시 조제하고 폐기되지 아니한 종래의 장부의 기재사항을 새로이 조제된 장부에 연도별, 보존기간별로 이기하되, 종래의 장부는 보존기간 종료시까지 보존하여야 한다.

⑥ 보존할 장부는 보존기간 별로 구분하여 등재하되, 누년 사용할 경우 보존한 연도가 같은 장부는 연속하여 등재하여야 한다.

제5조(비치장부의 종류 및 보존기간 등)

① 등기소에 작성·비치할 장부 및 그 보존기간은 별표 2와 같다.

② 등기소장은 다른 법령이나 규칙, 예규 등의 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 가급적 제1항 및 제2조에 규정된 장부외의 장부 등은 사용하지 아니한다.

제6조(전산정보처리조직에 의한 자료관리)

① 전산정보처리조직에 의해 자료가 관리되는 경우에는 별도 종이장부를 조제할 필요가 없고, 등기신청서류등보존부와 기타장부보존부에도 이를 등재하지 아니한다.

② 전산정보처리조직으로 관리되는 자료는 보존기간이 종료되는 연도의 다음 연도 3월말까지 전산운영책임공무원이 법원행정처장의 인가를 받아 전산정보처리조직에 의해 삭제하는 방법으로 이를 폐기한다.

부 칙

(시행일) 이 예규는 2001. 1. 1.부터 시행한다.

부 칙(2006.11.15 제1155호)

①(시행일) 이 예규는 2007. 1. 1.부터 시행한다.

②(다른 예규의 폐지) 전자복사기로 작성하는 등기부등본용 인화지의 수불 및 일계부 작성요령(행정예규 제28호)을 폐지한다.

[별지]

                 등기소에 비치할 장부 및 그 보존기간

분 류	연번	명   칭	관련법령등	보존기간	비  고
1.등기부의 일부로 보는 장부	1	공동인명부	규칙제2조	영구
	2	도면편철장	규칙제15조①제1호, 등예제848호	영구
	3	공동담보(전세)목록편철장	규칙제15조①제2호,제126조,등예848호	영구
	4	신탁원부편철장	규칙제15조①제3호, 등예제848호	영구
	5	공장저당목록편철장	등예제913호제5조	영구
	6	폐쇄공동담보(전세)목록편철장	규칙제45조, 등예제848호 제46호양식	10년
	7	폐쇄공장저당목록편철장	등예제913호제5조	10년
2.신청사건처리에 관한 장부	1	등기부책보존부	규칙제15조①제13호,제126조, 등예제848호	영구	등기부 및 그 일부로 보는 장부 중 보존기간이 “영구”인 장부와 확정일자부(보존기간 20년)를 등재함
	2	확정일자부	행예제139호 제7조	20년
	3	부동산등기신청서접수장	규칙제12조①, 등예제848호	10년
	4	결정원본편철장	규칙제15조①제5호,등예제848호	10년
	5	이의신청서류편철장	규칙제15조①제6호,등예제848호	10년
	6	신청서기타부속서류송부부	규칙제15조①제9호,등예제848호	5년
	7	기타문서접수장	규칙제15조①제10호,등예제848호	10년
	8	기타장부보존부	규칙제44조	10년	당 예규로 양식 및 보존기간 각 신설
	9	등기신청서류등보존부	규칙제44조	10년	당 예규로 양식 및 보존기간 각 신설
	10	중복등기사건처리부	등예제795호제11항	10년
	11	등기관교합인등록부	등예제864호	10년	당 예규로 양식 및 보존기간 각 신설
	12	신청서편철부	규칙제15조①,등예제848호	5년
	13	신청서기타부속서류편철장	규칙제15조①제4호,등예제848호	5년
	14	양도담보증서편철장	등예제817호	5년	부동산실권리자명의등기에관한법률 제14조제1항 참조
	15	재외국민등록번호부여신청서철	부여규칙 제6조	3년
	16	미수령등기필증편철장	등예제927호	3년	당 예규로 양식 신설
	17	등기필통지부	규칙제15조①제7호,등예제848호	1년	전산관리
	18	각종통지부	규칙제15조①제8호,등예제848호	1년	전산관리
	19	과세자료송부부	규칙제15조①제14호, 등예 제806호,제848호,제998호	1년	전산관리
	20	보정통지대장	등예제1111호	1년	당 예규로 보존기간 신설, 전산관리
	21	등록세영수필통지서송부부	등예제806호	1년	당 예규로 보존기간 신설, 전산관리
	22	직권말소서류편철장	등예제898호 제7항	1년
	23	지연사유대장	등예제1111호	1년	전산관리
3.등기부등․초본신청사건에 관한 장부	1	복합인증요금계기사용내역(계기별)	행예제179호 제2항	5년	당 예규로 보존기간 신설
	2	열람신청서류편철장	규칙제15조①제11호,등예제848호	1년	규칙 제15조① 개정
	3	제증명신청서류편철장	규칙제15조①제12호,등예제848호	1년	규칙 제15조① 개정
	4	팩스등기부등․초본접수대장(교부기관)	등예제945호제1항나호	1년
	5	팩스등기부등․초본접수대장(증명기관)	등예제945호제1항나호	1년
	9	외부무인등본발급기수정발급대장	등예제1073호
4.일반서무 및 용도에 관한 장부	1	자금출납부	국고금관리법시행령제92조,제98조 및 동시행규칙제123조,제135조	5년
	2	지급원인행위부	국고금관리법시행령제92조,제98조 및 동시행규칙제123조,제136조	5년
	3	관서운영경비지급계산서관련철	감사원계산증명규칙제33조	5년	장부는 아니지만 보존하여야 할 서류철
	4	물품관리에 관한 철	물품관리법시행규칙 제35조 등	5년	장부는 아니지만 보존하여야 할 서류철
	5	비소모품출납및운용카드	물품관리법시행령제28조, 동규칙제35조	5년
	6	개인별초과근무내역서철	공무원수당등에관한규정제15조,제17조,공무원수등업무처리지침(중앙인사위예규제83호)	5년
	7	초과근무명령서철	공무원수당등에관한규정제15조,제17조,공무원수등업무처리지침(중앙인사위예규제83호)	5년
	8	초과근무명령대장	공무원수당등에관한규정제15조,제17조,공무원수등업무처리지침(중앙인사위예규제83호)	5년
	9	초과근무확인대장	공무원수당등에관한규정제15조,제17조,공무원수등업무처리지침(중앙인사위예규제83호)	5년
	10	수입금출납부	행예 제206호 제11호	5년
	11	영수필증및등기수입증지출납부	행예 제206호 제11호	5년
	12	영수필증및등기수입증지출납및영수필표시수납일계표	행예 제206호 제11호	5년
	13	재․수정발급목록 및 회수한 등본 등 편철장	행예 제206호 제11호	5년	2006.5.30.개정
	14	결손처리 전산 등․초본 편철장	행예 제206호 제11호	5년	2006.5.30.개정
	15	출장명령부	법관및법원공무원의근무사항에관한내규 제6조제2항	3년
	16	직원상담카드	직원상담에관한내규 제7조, 제9조제3항	3년
	17	보안점검부	법원당직및비상근무규칙 제12조제2항	1년
	18	직원비상소집연락망및직원거주지약도	법원당직및비상근무규칙 제14조	1년
	19	소모품관리및출납카드	물품관리법시행령 제28조, 동규칙 제35조	1년
	20	문서사송대장	법원사무규칙 시행내규 제26조제4항	1년
	21	우편물수령증철	등예 제1003호	1년	당 예규로 양식 및 보존기간 각 신설
	22	직원특근명령부		1년
	23	등기장비카드	행예제122호 제6조	없음
5.전자신청에 관한 장부	1	사용자등록신청서 기타 부속서류편철장	등예 제1133호 제8호	5년	2006.5.24.제정
	2	등기필정보 실효신청서 기타 부속서류편철장	등예 제1136호 제9호	5년	2006.5.24.제정