[예규] 인감의 제출·관리 및 인감증명서 발급에 관한 업무처리지침

 

[예규] 인감의 제출·관리 및 인감증명서 발급에 관한 업무처리지침

[등기예규 제1276호]

제정 2007.12.24 등기예규 제1233호

개정 2008.09.29 등기예규 제1261호

개정 2009.02.18 등기예규 제1276호

1. 목적

이 예규는 인감의 제출·관리 및 증명과 관련하여 「상업등기법」, 「비송사건절차법」, 「상업등기규칙」,「민법법인 및 특수법인 등기규칙」에서 위임한 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. 아래에서 단순히 "법"이라 함은 "「상업등기법」"을, "규칙"이라 함은 "「상업등기규칙」을 말한다.

2. 인감의 제출 및 관리

가. 인감을 제출할 수 있는 자

1) 법인을 대표하는 자

2) 법인을 대표하는 자의 직무대행자로 법원의 결정에 의하여 선임된 자

3) 외국회사 영업소(또는 비영리 외국법인의 분사무소)의 대한민국에서의 대표자

4) 상호등기기록의 상호사용자, 무능력자등기기록의 무능력자, 법정대리인등기기록의 법정대리인, 지배인등기기록의 영업주

5) 「채무자 회생 및 파산에 관한 법률」 에 의한 관리인, 관리인대리, 보전관리인, 파산관재인, 파산관재인대리, 국제도산관리인, 국제도산관리인대리

6) 회사등기기록 또는 지배인등기기록의 지배인, 특수법인등기기록의 대리인

나. 1개의 법인을 대표하는 자가 여러 명인 경우

1개의 법인을 대표하는 자가 여러 명인 경우에 등기를 신청하는 대표자만 인감을 제출하여도 되지만, 공동으로 대표권을 행사하여야 하는 자가 등기를 신청할 경우에는 공동으로 대표권을 행사하도록 되어 있는 자 전원의 인감을 제출하여야 하며, 1개의 법인을 대표하는 여러 명의 인감은 각각 달라야 한다.

다. 인감의 제출방법

1) 인감의 제출 또는 인감의 변경(이하 "개인(개인)"이라 한다) 신고는, 신고할 인감을 날인하고 별표 제1호의 사항(이하 "인감제출자에 관한 사항"이라 한다)을 기재한 별지 제1호 양식의 인감(개인)신고서를 작성하여 관할 등기소에 제출하는 방식으로 한다. 인감(개인)신고서를 제출할 때에는 신고하는 인감을 날인한 별지 제2호 양식의 인감대지도 함께 제출하여야 한다.

2) 인감의 규격 등

인감은 대조에 적당한 것이어야 한다. 인감은 규칙 제36조 제5항에서 정한 크기(가로·세로 2.4센티미터의 정사각형 안에 들어갈 수 있어야 하고, 가로·세로 1센티미터의 정사각형 안에 들어가는 것이 아니어야 함)로, 선명하지 않거나 너무 복잡한 것이어서는 안 된다.

3) 인감(개인)신고서에는 「인감증명법」에 따라 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서(발행일로부터 3개월 이내의 것에 한함. 이하 「인감증명법」에 의한 인감신고서를 제출하는 경우에 같다)를 첨부하거나 등기소에 제출한 유효한 종전 인감을 날인하여야 한다.

4) 외국인의 경우에는 위 3)의 방법 대신 다음의 방법으로 할 수 있다.

가) 인감증명제도가 있는 국가의 국민이 신고하는 경우에는 인감(개인)신고서에 본국 관공서에 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서를 제출

나) 인감증명제도가 없는 국가의 국민이 신고하는 경우에는 인감(개인)신고서에 서명을 하고, 그 서명이 본인의 것이라는 취지의 본국 관공서의 증명이나 본국 공증인의 공증 또는 국내 공증인의 공증을 받아 제출

5) 지배인 또는 대리인이 인감(개인)신고하는 경우에는 위 3)의 방법을 대신하여 영업주(개인 상인인 영업주를 말한다. 이하 다.항에서 같다) 또는 법인의 대표자가 지배인 또는 대리인의 인감임이 틀림없음을 보증하는 서면을 제출하여야 하고, 그 보증서면에는 등기소에 제출한 영업주 또는 법인 대표자의 인감을 날인하여야 한다.

6) 「채무자 회생 및 파산에 관한 법률」 에 따른 관리인대리, 파산관재인대리 또는 국제도산관리인대리가 인감(개인)신고하는 경우에 관하여는 위 5)의 규정을 준용한다. 이 경우 위 5)의 "지배인 또는 대리인"은 "관리인대리, 파산관재인대리 또는 국제도산관리인대리"로, "영업주 또는 법인의 대표자"는 "관리인, 파산관재인 또는 국제도산관리인"으로 본다.

7) 인감의 전자적 제출

가) 「상업등기법」제18조 제2항에 따른 전자신청을 하는 경우 그 신청과 동시에 인감을 제출하여야 할 때에 인감신고서와 위 3), 4)의 인감증명서, 공증서면 등의 제출에 대하여는 「전산정보처리조직에 의한 상업등기 등의 신청에 관한 업무처리지침」제6조 제3항 및 「전산정보처리조직에 의한 상업등기 등의 신청에 관한 업무처리지침」제8조의 규정을 준용한다. 다만, 인감대지는 제출하지 아니한다.

나) 신고할 인감의 전자적 이미지는 특히 선명하여야 한다. 등기관은 송신된 전자적 이미지가 선명하지 않은 경우 「전산정보처리조직에 의한 상업등기 등의 신청에 관한 업무처리지침」제16조에 따라 보정을 요구할 수 있다.

라. 인감의 기록 및 관리

1) 등기관은 인감(개인)신고서에 기재된 인감제출자에 관한 사항과 등기기록에 등기된 사항의 일치 여부를 확인하고, 주민등록증, 운전면허증, 주민등록번호 및 주소가 기재된 장애인등록증, 여권, 외국인등록증 등(이하 “신분증명서”라 한다)에 의하여 신고인의 신분을 확인한 후, 제출된 인감을 인감부에 기록하여야 한다.

2) 담당 공무원은 제출된 인감을 기록하는 업무 등을 함에 있어서 제3자에게 인감정보가 누출되지 않도록 하여야 한다.

마. 인감폐지의 신청

1) 인감을 제출한 자는 별지 제3호 양식의 폐인신고서를 관할 등기소에 제출하여 인감의 폐지를 신청할 수 있다. 폐인신고서에는 등기소에 제출한 인감을 날인하여야 하며, 그 인감을 날인할 수 없는 때에는「인감증명법」에 의하여 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서를 첨부하여야 한다.

2) 인감의 폐지를 신청하는 때에는 발급받은 인감카드를 반납하여야 한다.

바. 기타

1) 인감제출자에 관한 사항이 변경되는 변경등기 또는 경정등기를 신청하는 경우에도 인감을 재제출할 필요가 없다.

2) 위임에 의한 대리인이 인감을 신고하거나 개인 또는 폐지를 신청하는 경우에는「인감증명법」에 따라 신고한 인감을 날인한 위임장을 첨부하고 그 인감증명서를 첨부하거나 등기소에 제출한 유효한 종전 인감을 날인한 위임장을 첨부하여야 한다.

3) 인감(개인)신고서, 폐인신고서는 별지 제4호 양식의 인감신고서류 등 편철장에 편철하되, 인감신고서 또는 개·폐인신고서가 등기신청서와 함께 제출되는 경우에는 해당 등기신청서와 함께 신청서 기타 부속서류 편철장에 편철한다.

4) 규칙 제38조의 "등기신청서 등"이라 함은 등기신청서 외에, 위임에 의한 대리인의 권한을 증명하는 서면, 법 제33조제1항의 양도증서 등 그 서면에 찍힌 인감을 등기소에 제출된 인감과 대조하여야 할 모든 경우의 서면을 말한다.

5) 등기관은 인장의 마모, 훼손 등의 사유로 위 4)의 서면에 찍힌 인감과 등기소에 제출된 인감사이의 동일성 유무를 판단하기 곤란한 때에는 등기신청인 등에 대하여 개인을 요구하여야 하고, 위 4)의 서면에 인감이 선명하게 찍혀있지 않은 등의 사유로 위 동일성의 유무를 판단하기 곤란한 때에는 그 서면에 인감을 다시 찍게 하는 등의 조치를 취하여야 한다.

3. 인감증명

가. 인감증명서의 발급신청

1) 인감증명서 발급신청을 할 때에는 별지 제5-가호 및 제5-나호 양식의 인감증명서 발급신청서를 작성하여 제출하여야 한다.

2) 인감증명서 발급신청을 할 때에는 인감카드와 그 비밀번호 또는 전자증명서와 인감증명서 발급용 비밀번호를 제시하여야 한다.

3) 인감카드와 그 비밀번호 또는 전자증명서와 인감증명서 발급용 비밀번호를 제시하면 인감제출자 본인 또는 대리권을 수여받은 대리인임을 확인함이 없이 인감증명서 발급신청을 할 권한이 있는 것으로 본다.

4) 인감증명서의 용도가 부동산매도용인 경우에는 인감증명서 발급신청서에 매수자의 성명(법인명), 부동산등기용등록번호(주민등록번호, 법인등록번호 등) 및 주소(본점 또는 주사무소 소재지)를 기재하여야 한다.

5) 부동산매도용 인감증명서 발급신청을 할 때에는 매수자의 인적사항을 미리 인터넷등기소(http://www.iros.go.kr)에 등록한 후, 입력확인번호나 입력확인서를 등기소에 제출하여 매수자 정보가 포함된 인감증명서를 발급받을 수 있다.

나. 인감증명서 발급신청의 처리기준

1) 인감증명서 발급담당자는 인감증명서 발급신청서를 접수한 즉시 인감증명서를 발급하여 교부하여야 한다. 다만, 11통 이상의 다량 발급의 경우에는 다음 각 호의 기준에 따라 처리하여야 하며, 별지 제6호 양식의 접수증에 발급예정시간을 기재하여 신청인에게 교부하여야 한다.

㈀ 11통~50통 : 신청 후 1시간 이내 작성·교부

㈁ 51통~100통 : 신청 후 2시간 이내 작성·교부

㈂ 101통~200통 : 오전에 접수된 사건은 당일 업무시간까지, 오후에 접수된 사건은 그 다음 업무 날의 오전까지 작성·교부

㈃ 201통~300통 : 신청 후 24시간 이내 작성·교부

㈄ 301통 이상 : 300통당 1일의 비율로 작성·교부

2) 등기소는 다른 다량신청사건의 유무, 신청인의 주소 등을 고려하여 합리적인 범위 내에서 위 1)의 기준과 다르게 발급예정시간을 조정할 수 있고, 이 경우 신청인에게 그 사유를 설명하여야 한다.

3) 인감증명서 발급 지연 시의 통지

기계 고장 등의 사유로 접수증에 기재된 예정시간 내에 발급이 불가능할 경우에는 신청인에게 미리 전화나 팩스 등을 통해 그 사유를 설명하고, 새로운 발급예정시간을 고지하여야 한다.

다. 인감증명서의 발급

1) 인감증명서는 별지 제7-가호부터 제7-다호 양식에 의하여 작성·발급한다. 다만, 부동산매도용 인감증명서의 공동매수자가 여러 명인 경우에는 그 매수자에 관한 사항을 별지로 작성할 수 있다.

2) 인감증명서 발급용지는 가로 210mm, 세로 297mm 크기의 복사방지 기술을 적용한 특수용지를 사용한다. 등기소장은 인감증명서 발급용지가 외부에 유출되지 않도록 철저히 관리하여야 한다.

3) 인감증명서에는 인감 및 인감제출자에 관한 사항을 기재하고, "이 인감은 등기소에 제출되어 있는 인감과 틀림없음을 증명합니다."라는 증명문, 증명의 연월일과 등기정보중앙관리소 전산운영책임관의 직명을 기재한 다음 전자이미지관인을 기록하여 발급한다.

4) 인감증명서에는 등기소 또는 인터넷등기소(http://www.iros.go.kr)에서 그 발급사실을 확인할 수 있도록 발급확인번호 12자리를 부여하여야 한다.

5) 인감증명서의 아랫부분에는 인감 및 인감제출자에 관한 정보를 암호화하여 저장한 2차원 바코드가 인쇄되도록 하고 이를 스캐너 등으로 복원할 수 있도록 하여야 한다.

라. 인감증명서의 발급 제한

1) 다음 각 호의 자에 대한 인감증명서는 발급하지 아니한다. 등기관은 전산정보처리조직으로 다음 각 호의 자에 대한 인감증명서가 발급되지 않도록 조치를 하여야 한다.

㈀ 직무집행정지 가처분의 등기가 된 법인의 대표자

㈁ 「채무자 회생 및 파산에 관한 법률」 에 따른 보전관리·회생절차개시·파산선고의 등기가 된 법인의 대표자, 지배인, 대리인

㈂ 등기기록상 존립기간이 만료된 법인의 대표자, 지배인, 대리인

㈃ 해산간주 된 법인의 대표자, 지배인, 대리인

㈄ 본점이전등기의 신청 등과 같이 인감제출자에 관한 사항에 변경이 발생하는 변경등기 또는 경정등기의 신청이 접수되어 처리 중에 있는 해당 등기기록의 인감제출자

2) 폐지된 인감에 대한 증명서는 발급하지 아니한다.

마. 무인발급기에 의한 인감증명서의 발급

1) 무인발급기로는 부동산매도용 인감증명서를 발급하지 아니한다.

2) 등기소는 해당 등기소의 실정에 맞게 무인발급기의 사용방법을 게시하고 신청인이 문의할 경우 사용방법을 안내하여야 한다.

4. 인감카드

가. 인감카드의 규격

1) 인감카드는 별지 제8호의 인감카드 양식에 의하여 발급한다.

2) 인감카드에는 인감카드번호, 취급에 관한 주의사항 및 인감카드 관련 문의 전화번호 등을 기재하며, 인감카드번호는 일련번호 11자릿수로 구성한다.

나. 인감카드의 발급 및 재발급

1) 인감을 제출한 자는 인감을 제출한 관할 등기소 또는 그 밖의 등기소에 별지 제9호 양식의 인감카드 등 (재)발급신청서를 작성·제출하여 인감카드의 발급을 신청할 수 있다.

2) 인감카드를 분실하거나, 인감카드가 훼손되어 사용할 수 없게 된 때에는 인감을 제출한 관할 등기소 또는 그 밖의 등기소에 인감카드 등 (재)발급신청서를 작성·제출하여 기존 인감카드의 폐기를 신청하고 인감카드를 재발급받아야 한다. 인감카드 등 (재)발급신청서에는「등기부 등·초본 등 수수료규칙」에서 정하는 재발급수수료 상당의 등기수입증지를 붙여야 한다. 다만, 기존의 인감카드를 반환하는 경우에는 그러하지 아니하다.

3) 인감카드 등 (재)발급신청서에는 등기소에 제출한 인감을 날인하여야 한다. 위임에 의한 대리인이 인감카드의 발급 또는 재발급을 신청하는 때에는 등기소에 제출한 인감을 날인한 위임장을 첨부하여야 한다.

4) 담당 공무원은 신분증명서에 의하여 인감제출자 본인 또는 대리인인지를 확인한 후 인감카드를 교부하여야 한다.

5) 별지 제9호의 인감카드 등 (재)발급신청서, 별지 제11호의 인감카드 등 사건신고서 및 별지 제14호의 인감카드 계속사용신청서는 별지 제10호의 인감카드발급신청서류 등 편철장에 편철하여 3년간 보존하여야 한다.

다. 인감카드의 효력정지, 효력정지해제

1) 인감카드의 효력정지

가) 인감카드를 분실하거나 도난당한 인감제출자는 인감카드 효력정지 신청을 할 수 있다. 인감카드 효력정지 신청을 할 때에는 별지 제11호 양식의 인감카드 등 사건신고서를 작성하여 관할 등기소 또는 그 밖의 등기소에 제출하여야 한다. 효력이 정지된 인감카드로는 인감증명서를 발급받을 수 없다.

나) 인터넷등기소(http://www.iros.go.kr)를 통한 효력정지

인감카드 효력정지 신청은 인터넷등기소에서도 할 수 있으며, 인터넷등기소에서 인감카드 효력정지 신청을 할 때에는 인감카드번호와 인감카드 비밀번호를 입력하여야 한다.

2) 인감카드 효력정지의 해제

가) 인감제출자는 효력이 정지된 인감카드의 효력정지해제 신청을 하여 그 인감카드를 다시 사용할 수 있다.

나) 인감카드 효력정지해제 신청은 인감카드 등 사건신고서를 작성하여 제출하는 방식으로 하며, 인감카드 등 사건신고서에는 등기소에 제출한 인감을 날인하거나 「인감증명법」에 따라 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서를 첨부하여야 한다.

3) 대리인에 의한 인감카드 효력정지 및 효력정지해제 신청

위임에 의한 대리인이 인감카드의 효력정지 또는 효력정지해제 신청을 하는 때에는 인감카드 등 사건신고서에 등기소에 제출한 인감을 날인한 위임장을 첨부하거나「인감증명법」에 따라 신고한 인감을 날인한 위임장과 그 인감증명서를 첨부하여야 한다. 다만, 인감카드 효력정지 신청을 하는 경우에 인감카드 비밀번호를 인감카드 등 사건신고서에 기재한 때에는 그러하지 아니하다.

라. 인감카드의 폐기 등

1) 인감을 제출한 자가 퇴임 등으로 그 자격을 상실하거나, 폐인신고를 하거나, 인감카드의 분실·훼손 등의 사유로 인감카드 폐기신고를 하는 때에는 전산정보처리조직에 의하여 해당 인감카드를 폐기하여야 한다. 다만, 법인 대표자 등의 퇴임 등의 경우에 그 후임자가 해당 인감카드를 계속하여 사용하는 경우에는 그러하지 아니하다.

2) 폐기된 인감카드의 처리

폐기된 인감카드는 사용할 수 없으며, 균등하게 4조각 이상 절단하여 파기하여야 한다.

3) 각 등기소는 전산정보처리조직에 의한 보조기억장치로 별지 제12호 양식의 인감카드 폐기대장 및 별지 제13호 양식의 인감카드 관리대장에 의하여 인감카드의 잔여수량 등을 관리하여야 한다.

마. 인감카드의 계속사용

1) 인감카드를 발급받은 자의 퇴임 등으로 인감카드를 폐기하여야 할 경우, 등기소장은 신청에 의하여 같은 법인의 새로운 인감제출자로 하여금 종전 인감카드를 폐기하지 아니하고 그 인감카드를 계속하여 사용하게 할 수 있다.

2) 인감카드를 계속사용하고자 하는 경우에는 별지 제14호 양식의 인감카드 계속사용신청서를 작성·제출하여야 하며, 인감카드 계속사용신청서에는 인감카드를 계속사용하려고 하는 자가 등기소에 제출한 인감을 날인하여야 한다. 위임에 의한 대리인이 인감카드 계속사용신청서를 제출할 경우에는 등기소에 제출한 인감을 날인한 위임장을 첨부하여야 한다.

바. 비밀번호의 관리

1) 비밀번호의 등록

인감카드를 발급할 때에는 반드시 아라비아숫자 6자릿수로 된 비밀번호를 등록하도록 하여야 한다. 비밀번호를 등록할 때에는 등기번호, 인감제출자의 생년월일, 주민등록번호, 인감카드번호 등 다른 사람이 쉽게 추측할 수 있는 숫자를 비밀번호로 정하지 않도록 주의를 환기시켜야 한다.

2) 비밀번호의 열람 및 변경

가) 인감제출자는 관할 등기소 또는 그 밖의 등기소에 인감카드 등 사건신고서를 작성·제출하여 비밀번호를 열람 또는 변경 신청할 수 있으며, 비밀번호의 열람 또는 변경 신청을 위한 인감카드 등 사건신고서에는 등기소에 제출한 인감을 날인하거나「인감증명법」에 의하여 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서를 첨부하여야 한다. 위임에 의한 대리인이 신청하는 경우에는 인감카드 등 사건신고서에 등기소에 제출한 인감을 날인한 위임장을 첨부하거나「인감증명법」에 따라 신고한 인감을 날인한 위임장과 그 인감증명서를 첨부하여야 한다.

나) 비밀번호는 신분이 확인되는 인감제출자 본인 또는 대리권을 수여 받은 정당한 대리인 이외의 자에게 열람하게 하거나 알려 주어서는 안 된다.

5. 전자증명서의 인감증명서 발급기능

가. 인감증명서 발급용 비밀번호 등

1) 전자증명서의 인감증명서 발급기능은 전자증명서 저장매체 고유의 일련번호 정보를 매개로 하여 인감증명서 발급용 비밀번호 6자릿수로 구성한다.

2) 전자증명서 발급시 등록한 인감증명서 발급용 비밀번호를 열람하거나 변경하는 경우 위 4. 바. 2)를 준용한다. 다만, 인터넷등기소에서 전자증명서 정보와 그 비밀번호를 입력하고 인감증명서 발급용 비밀번호를 변경할 수 있다.

나. 전자증명서의 효력과 인감증명서 발급기능의 관계

전자증명서(전자서명 기능)가 효력정지 또는 효력소멸(전자증명서를 발급받은 사람이 그 지위를 상실한 경우 제외)되더라도 전자증명서의 인감증명서 발급기능에는 영향을 미치지 않는다.

다. 인감증명서 발급기능의 효력정지 등

1) 효력정지, 효력회복, 폐지

가) 인감카드 등 사건신고서에 의한 효력정지, 효력회복, 폐지

전자증명서를 발급받은 사람은 인감카드 등 사건신고서를 제출하여 인감증명서 발급기능의 효력정지, 효력회복, 폐지 신청을 할 수 있다. 이 경우 위 4. 다. 1) 가)와 2) 나), 3)을 준용한다.

나) 인터넷등기소를 통한 효력정지 등

인감증명서 발급기능의 효력정지, 효력회복, 폐지 신청은 전자증명서 정보와 그 비밀번호를 입력함으로써 인터넷등기소에서 할 수 있다. 다만, 전자증명서가 폐지되는 등의 사유로 전자증명서 정보를 사용할 수 없는 경우 효력정지 신청은 전자증명서를 발급받은 사람의 공인인증서 정보와 그 비밀번호를 입력함으로써 인터넷등기소에서 할 수 있다.

2) 인감증명서 발급기능의 재부여

가) 전자증명서의 인감증명서 발급기능이 폐지된 후 다시 그 기능을 부여받으려는 사람은 별지 제9호 양식의 인감카드 등 (재)발급신청서를 작성·제출하고 전자증명서를 제시하여 인감증명서 발급기능을 다시 부여받을 수 있다. 다만, 전자증명서를 발급받은 사람이 그 지위를 상실하여 전자증명서가 효력소멸된 경우에는 그러하지 아니하다.

나) 인감증명서 발급기능의 재부여에 관하여는 위 4. 나. 3)부터 5)까지를 준용한다.

부 칙

제1조 (시행일)

이 예규는 2008년 1월 1일부터 시행한다.

제2조 (다른 예규의 폐지)

이 예규에 의하여 인감신고서류편철장에 편철할 신고서(등기예규 제739호), 등기신청서에 날인할 자가 외국인인 경우(등기예규 제740호), 인감표의 효율적 활용 및 실효된 인감의 처리등(등기예규 제744호), 인감의 제출·관리등에 관한 사무처리지침(등기예규 제857호), 인감증명의 청구와 발급절차(등기예규 제904호)는 각 폐지하고, 상업등기사무의 양식(등기예규 제871호) 중 별표 양식목록에서 양식번호 2. 내지 5., 9., 13., 15., 17. 내지 20.을 삭제하고 별지 제2호 내지 제5호, 제9호, 제13호, 제15, 제17호 내지 제20호의 양식을 각 삭제한다.

부 칙(2008.09.29 제1260호)

이 예규는 2008년 10월 13일부터 시행한다. 다만, 3. 다. 3)의 개정 규정은 2008년 10월 1일부터 시행한다.

부 칙(2009.02.18 제1276호)

이 예규는 2009년 3월 2일부터 시행한다.